PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LAS SALIDAS
La información de salida de un procesamiento computarizado se refleja en listados o tabulados impresos en papel o formularios continuos.
A continuación se explicaran algunos de los controles de salida más habituales.
1. Custodia de los formulario críticos o negociables
Los formularios en blanco que serán destinados para ser impresos por computadora deben estar protegidos adecuadamente contra robos o daños. También deberán mantenerse adecuados registros sobre la existencia y uso de los mismos, y cumplirse con planes de recuentos físicos periódicos.
2. Conciliación entre formularios salidos del inventario y aquellos procesados (impresos)
Una persona ajena a quien genere la impresión deberá conciliar y fundamentar las razones de las diferencias por errores de impresión, mutilaciones, etc.
3. Conciliación de importes totales contenidos en las salidas
El encargado de Mesa de Control o de la sección Control de Datos deberá conciliar los importes totales de salida con los respectivos importes totales de datos de entrada. Al auditor de sistemas tendrá que verificar si en el diseño del sistema la existencia de pistas de auditoria permitirá el rastreo del procesamiento de las transacciones en caso de ausencia de balanceo.
4. Control de distribución y verificación de recepción
El control de distribución obedece a la necesidad de mantener la confidencialidad de la información reservada. Debido a que actualmente la mayoría del procesamiento de información pasa por procesos computarizados.
5. Tiempo de retención de informes
La política de retención deberá determinar los tiempos fijados desde el punto de vista legal y desde la normativa interna de la empresa.
6. Información de salida para corrección de errores
Los programas prevén métodos de detención de errores, en estos casos, los errores se imprimen en un listado o bien se muestran por pantalla pero lo realmente importante es verificar que los mismos queden registrados en almacenamiento transitorio hasta tanto se verifique su corrección y reingreso al proceso. El auditor revisara el procedimiento que utiliza el usuario para corregir y retornar los datos al proceso.